Muitos condôminos questionam a forma de convocação da assembleia em seu condomínio que não teve a devida publicidade ou que não aconteceu de forma correta como entende que deveria ser, porém a grande questão é. Qual seria a forma correta de convocação de uma assembleia sem problemas?
Pois bem, infelizmente não existe uma formula exata para se convocar uma assembleia, pois tanto a Lei 4.591 como o Código Civil deixou essa decisão aos próprios condôminos para que definam a forma de convocação em sua convenção condominial, veja:
Código Civil
Art. 1.334. Além das cláusulas referidas no art. 1.332 e das que os interessados houverem por bem estipular, a convenção determinará:
III - a competência das assembleias, forma de sua convocação e quorum exigido para as deliberações;
Lei 4.591/64
Art. 9º Os proprietários, promitentes compradores, cessionários ou promitentes cessionários dos direitos pertinentes à aquisição de unidades autônomas, em edificações a serem construídas, em construção ou já construídas, elaborarão, por escrito, a Convenção de condomínio, e deverão, também, por contrato ou por deliberação em assembléia, aprovar o Regimento Interno da edificação ou conjunto de edificações.
§ 3º Além de outras normas aprovadas pelos interessados, a Convenção deverá conter:
h) o modo e o prazo de convocação das assembleias gerais dos condôminos;
** ATENÇÃO **
Embora a lei atribua aos condôminos decidir sobre o modo de convocação da assembleia, ressalto que a lei tomou a devida cautela de garantir que as deliberações em assembleia só poderão acontecer se todos os condôminos forem devidamente convocados, ou seja, se apenas um condômino não for convocado, a assembleia não poderá acontecer, veja o que diz o art. 1.354 do Código Civil.
Art. 1.354. A assembléia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.
Assim, para se convocar uma assembleia não há necessidade de uma grande publicidade e tão somente que todos os condôminos sejam convocados, mesmo que seja de forma individual mediante entrega da carta de convocação com assinatura de recebimento comprovando a entrega.
Diante dessa informação, as formas mais comum de convocação são:
a) Edital em jornal de grande circulação
b) Circular entregue a todos os condôminos via carta registrada ou protocolo de entrega;
c) E-mail com confirmação de entrega;
d) Avisos na área comum princialmente em vias de circulação e acesso dos condôminos como elevador, hall etc.
** ATENÇÃO **
Embora tenha diversas formas de se convocar uma assembleia, para condomínios com grande número de unidades, acredito que a forma mais segura de se fazer a convocação da assembleia é pela forma do edital em jornal de grande circulação, pois é certo que haverá condôminos que não residem no condomínio, bem como não tem contato atualizado e sua localização é incerta, e, quase sempre, quando este condômino desinteressado resolver aparecer, chega com bastante opiniões e discordância das deliberações das assembleias passadas, impondo desde então a nulidade de todas as decisões feitas em assembleia ao qual não participou.
QUEM DEVE CONVOCAR?
Toda assembleia seja ela ORDINÁRIA ou EXTRAORDINÁRIA deverá ser convocada pelo síndico, e caso este não convoque deverá ser feito por 1/4 dos condôminos.
O QUE DEVE CONTER NO EDITAL DE CONVOCAÇÃO?
O edital de convocação deve as pautas de assuntos a serem votados, se o assunto levantado durante a assembleia não estiver naquela pauta, o mesmo não poderá ser deliberado, devendo o presidente conduzir sempre a assembleia para deliberações prevista na pauta, assim terá controle sobre o desenvolvimento da assembleia, deixando aquele assunto levantado pelo condômino como pauta para outra assembleia.
DICA: Evite colocar na pauta de deliberação "outros assuntos" ou "assuntos gerais", isso prolonga a assembleia de forma desnecessária e causa o caos. Desta forma sugiro que antes de convocar uma assembleia seria interessante fazer uma consulta a todos os condôminos sobre assuntos que tenham interesses de tratar e discutir em assembleia para então colocar na pauta do edital de convocação.